Formular Workflow Software
Caparol

Goal

Digitalisierung von Genehmigungs-Workflows für Vertrieb und Backoffice auf Basis einer Web Applikation.

Solution

Die Mitarbeiter der Caparol GmbH nutzen im firmeneigenen Intranet ein von prodot entwickeltes Formular Workflow System, welches formularbasierte Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt. Die dazugehörige Web Applikation ermöglicht dem Vertrieb und dem Backoffice eine zügige und papierlose Bearbeitung von Anträgen auf verschiedenen Freigabestufen.

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Caparol

Schnelle Entscheidungswege und schlanke Workflows im Formularwesen


Schnell handlungsfähig sein! Dieses Ziel erreicht die Caparol GmbH mit einem Formular Workflow System von prodot. Urlaubsanträge, Bedarfsmeldungen oder Bestellungen sind mithilfe einer leicht bedienbaren Business Lösung für Workflow Prozesse schnell erstellt. Im zweiten Schritt folgt die zügige und digitale Bearbeitung der Anträge in einem festgelegten Bewilligungs-Verfahren.

Sobald ein Antragsprozess in der Software angestoßen wird, erhalten die beteiligten Personen zeitnah die für sie relevanten Informationen. Darunter befinden sich Status-Updates oder Freigabe-Aufforderungen mit einer Verlinkung auf die dazugehörigen Formulare. Sämtliche Funktionen und Daten, die für die Bearbeitung der Anträge benötigt werden, sind für alle Beteiligte nach dem Login nutzbar. Kommt es zur Unterzeichnung, kann diese als digitale Signatur, Maus-, Stift- oder Toucheingabe erfolgen. Das ermöglicht die nahtlose Weiterbearbeitung von Anträgen entlang der Workflow Stufen bis zur finalen Genehmigung. Nachvollziehbarkeit ist eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz der Software im Team. Daher ist auf einem Dashboard der voranschreitende Freigabeprozess abgebildet.

In der Software stehen für verschiedene Geschäftsprozesse mehrere Business Workflow Arten digital bereit. Die dazugehörigen Formular-Typen können jederzeit ohne Softwareänderungen über den Administrationsbereich angepasst oder neu erstellt werden. Die Software Lösung erfüllt zudem hohe Sicherheitsstandards. Sie ist ans unternehmenseigene Active Directory angebunden. Durch die autorisierte Anmeldung am System ist ein Versand an den "falschen" Empfänger ausgeschlossen. Das Login in den Benutzer- oder Administrationsbereich erfolgt über ein Single Sign-On mittels der Windows Authentifizierung.

Mobile Leistungssteigerung für den Vertrieb

Schnell entscheiden. Erfolgreich verkaufen.

Die Software ist zusätzlich als Web Applikation im Bootstrap Framework erstellt, wodurch sie für die Nutzung auf mobilen Endgeräten optimiert ist. Anwender können standortunabhängig mit der App arbeiten, beispielsweise auf Baustellen oder im Gespräch beim Kunden vor Ort. Die Formulare auf HTML5 Basis im Responsive Design sind komfortabel zu bearbeiten. Durch die Workflowoptimierung und die mobile Nutzung der Anwendung beschleunigt das Unternehmen seine Handlungsfähigkeit und erledigt auftragsbezogene Aufgaben in kürzerer Zeit.

  • Zeitersparnis: Verkürzung der Bearbeitungszeiten durch Automatisierung von wiederkehrenden Vorgängen und Prozessen.
  • Standortunabhängige Nutzung: Zugriff auf Formulare über das Intranet oder mobile Endgeräte.
  • Zentralisierung: Bereitstellung und Archivierung von Formularen in einer Datenbank.
  • Kostenersparnis: Papierloses Versand- und Ablagesystem von Formularen.
  • Sicherheit: Rechte- und rollenbasierter Zugriff durch Anbindung ans unternehmenseigene Active Directory und Single Sign-On mittels Windows Authentifizierung.
  • Struktur: Digitales Management von Genehmigungsprozessen

Logo von Caparol


Über das Unternehmen

Caparol GmbH

Caparol ist in Deutschland führend auf dem Gebiet der Bautenanstrichmittel. Europaweit zählt die Marke mit dem bekannten Signet des bunten Elefanten zu den großen Unternehmen der Branche. Das Angebot umfasst hochwertige Farben, Putze, Lacke, Lasuren, energiesparende Wärmedämm-Verbundsysteme (WDVS), Akustiksysteme, dekorative Innenwandbeschichtungen sowie Produkte für die Baudenkmalpflege. In Deutschland ist das Caparol-Sortiment zur Werterhaltung und Verschönerung von Gebäuden bei über 300 Handelspartnern erhältlich. Hauptsitz ist Ober-Ramstadt. Produkte von Caparol werden über den Farbengroßhandel und den Farbenfacheinzelhandel vertrieben.