Tendering Platform | Ausschreibungen
Beschaffungssoftware
Für die zentrale Steuerung der strategischen Einkaufsprozesse im Einzel-, Großhandel und FMCG.
Herausforderungen im Einkauf? Unsere Beschaffungssoftware ist die Lösung
In vielen Unternehmen wird der strategische Einkauf noch überwiegend manuell und mit viel personengebundenem Wissen abgewickelt – oft auf Basis von Excel-Listen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass gängige digitale Beschaffungssoftwares und ERP-Systeme selten auf die besonderen Anforderungen des Handels zugeschnitten sind.
Mit smartTender ändern wir das.
Der Einkauf wird übersichtlich. Die Prozesse einfacher. Die Entscheidungen klarer.
smartTender ist die digitale Beschaffungssoftware, die Einkaufsprozesse vereinfacht: von Ausschreibungen über Lieferantenkommunikation bis zur Dokumentation.
Das bietet die Beschaffungssoftware smartTender:
Die Zukunft der Beschaffung
Ausweg aus dem Excel-Chaos
Alle Angebote, Zertifikate, Preise und Ansprechpartner an einem Ort. Schluss mit unauffindbaren Anhängen, Versionschaos und endlosen E-Mail-Threads.
Keine Fristen mehr verpassen
Deadlines für Zertifikate, Ausschreibungen und Rückfragen immer im Blick. Automatisierte Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Beschaffung ins Leere läuft.
Wissen im System – nicht im Kopf
Vertretbarkeit und Transparenz sind mit smartTender Standard. Alle Beschaffungsschritte, alle Fristen, alle Informationen zentral und nachvollziehbar in der Plattform dokumentiert. Auch bei Urlaub oder Krankheit bleibt alles im Fluss.
Strukturierter Angebotsvergleich & Simulation
Vergleichen Sie Lieferantenangebote auf Knopfdruck, inklusive Preishistorie und Szenarienberechnung. Schneller zum besten Angebot unter Berücksichtigung von strategischen Zielen.
Ein professionelles Lieferantenportal
Geben Sie Ihren Lieferanten einen strukturierten, gebrandeten Zugang. Denn transparente Prozesse und einfache Schnittstellen schaffen Vertrauen und stärken partnerschaftliche Lieferantenbeziehungen.
Mehrwerte unserer Beschaffungssoftware
Die wichtigsten Vorteile
Mehr Zeit für das, was wirklich zählt
Auf der sicheren Seite
Ihr Einkauf wächst mit Ihrem Unternehmen
Effiziente Prozesse & bessere Ergebnisse
Sie suchen für Ihren Einkauf Entlastung durch nahtlose digitale Prozesse? Sie möchten die Informationen von Ihren bisherigen Beschaffungsvorgängen als fundierte Datenbasis für den strategischen Einkauf nutzbar machen?
Mit smartTender haben wir die digitale Beschaffungsplattform entwickelt, die Ihren Einkaufsprozess vereinfacht und eine integrierte Ausschreibungsfunktion beinhaltet.
Effizienz & Transparenz steigern
Optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse durch digitale Unterstützung:
- Automatisierung manueller Aufgaben reduziert Fehler
- Mehr Transparenz in allen Prozessschritten
- Zentrale Übersicht über alle laufenden Ausschreibungen
- Professionelle Lieferantenschnittstelle
- Individuelle Workflows für Warengruppen
Verhandlungsergebnisse verbessern
Erhöhen Sie die Qualität und Vergleichbarkeit der Angebote:
- Revisionssichere Ausschreibungen
- Strukturierte & übersichtliche Angebotsdarstellung
- Professionelles Lieferantenmanagement für partnerschaftliche Verhandlungen
- Historische Preisanalyse & Entscheidungsdokumentation
Zeit sparen, Fokus stärken
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche im Einkauf:
- Intuitive, nutzerzentrierte Prozesse
- Effizientes Zeitmanagement durch schlanke Workflows
- Prozessautomatisierung & Aufgabenmanagement
Rechtssicherheit schaffen
Sichern Sie Ihre Einkaufsprozesse rechtlich ab mit vollständiger Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
- Lückenlose Dokumentation & Archivierung aller Ausschreibungen
- Einhaltung gesetzlicher & regulatorischer Vorgaben
- Rechtesystem, Audit-Trail & Zertifikatsmanagement
Wissen zentralisieren & skalieren
Machen Sie Ihr Einkaufs-Know-how unabhängig von Einzelpersonen:
- Fundierte Einkaufsentscheidungen auf Basis zentraler Daten
- Strategische Einkaufsziele besser im Fokus
- Historie aller Ausschreibungen & Angebote im Zugriff
- Bessere Vertretbarkeit & Skalierbarkeit im Team
Integration in Ihre Systemwelt
smartTender läuft nahtlos neben Ihren bestehenden Systemen:
- Produkt- & Lieferantendaten aus ERP und PIM direkt im System
- Export von Angebotsinformationen und IncoTerms an Folgesysteme
- Import von POS- & Shipping/Receiving-Daten für Sortimentsbewertung
- Nahtlose Integration – kein Toolwechsel für Ihr Team
- DSGVO-konforme Integration
Unsere Überzeugung
„Ich habe gesehen, wie viel Zeit Einkäufer im Handel mit manuellen Prozessen verlieren – Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt. Mit smartTender werden Ausschreibungen strukturiert, Angebote vergleichbar und Entscheidungen nachvollziehbar – damit Einkäufer sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt."
Katja Kammilla
Product Manager smartTender
Jetzt Kontakt aufnehmen
Fragen & Antworten
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Was ist eine digitale Beschaffungssoftware?
Eine Beschaffungssoftware ist ein digitales Einkaufswerkzeug. Sie steuert den aktiven Einkaufsprozess: Ausschreibungen, Lieferantenmanagement, Verhandlungen, Vertragsvergabe – vom ersten Bedarf bis zum abgeschlossenen Vertrag.
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Was ist der Unterschied zwischen Beschaffungssoftware und ERP-System?
Ein ERP-System verwaltet, was bereits entschieden ist: Buchungen, Warenbewegungen, Rechnungen. Den Weg dahin, wie Sie zum besten Angebot, zum richtigen Lieferanten und zum optimalen Vertrag kommen, bilden ERP-Systeme kaum ab. Das ist strukturell so gewollt: ERP-Systeme sind Generalisten, keine Einkaufswerkzeuge. Eine Beschaffungssoftware schließt genau diese Lücke und bildet das Lieferantenmanagement, Ausschreibungen und Verhandlungen ab.
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Kann eine Beschaffungssoftware ein bestehendes ERP-System ergänzen?
Ja, die Integration funktioniert in beide Richtungen. Aus dem ERP-System fließen Bedarfe in die Beschaffungssoftware ein. Zum Beispiel welche Artikel in welcher Menge benötigt werden und Artikelstammdaten wie Artikelnummern, Beschreibungen und Einheiten. So startet jede Ausschreibung auf einer sauberen Datenbasis, ohne manuelle Übertragung. Nach der Vergabe fließen die relevanten Bestellinformationen automatisch zurück ins ERP. Der Bestellprozess läuft also ohne Medienbrüche. Kurz gesagt: Die digitale Beschaffungssoftware übernimmt die strategische Beschaffung im sogenannten Procure-to-Contract-Prozess – von der Bedarfsmeldung bis zum Vertragsabschluss. Das ERP-System kümmert sich um die operative Beschaffung: Bestellung, Wareneingang, Rechnung.
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Welche Vorteile hat eine digitale Beschaffungssoftware?
- Effizienz: Beschaffungsprozesse, die früher Tage in Anspruch nahmen, sind in Minuten umgesetzt. Das Team gewinnt Zeit für den strategischen Einkauf: Lieferantenentwicklung, Vertragsverhandlungen, Sortimentsoptimierung.
- Transparenz: Alle Beschaffungsprozesse auf einem Blick. Die wichtigsten Fragen, werden direkt überschaubar beantwortet: Wer hat sich zurückgemeldet, welche Deadlines stehen an, welche Rückfragen sind noch offen? Keine verlorenen E-Mails, keine verpassten Fristen.
- Ausfallsicherheit: Wir brechen Silo-Wissen mit der Beschaffungssoftware auf: Wechsel, Krankheit oder Urlaub – der Einkaufsprozess läuft weiter. Alles gesammelt auf einem Dashboard.
- Wettbewerbsfähigkeit: Strukturiertes Lieferantenmanagement und belastbare Preishistorien stärken die Position in Verhandlungen und liefern so, einen klaren Vorteil gegenüber Wettbewerbern.
- Lieferantenbeziehungen: Die Beschaffungssoftware liefert ein Dashboard für den Einkauf und den Lieferanten. So schaffen transparente undstrukturierte Prozesse Vertrauen auf beiden Seiten.
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Für welche Unternehmen eignet sich die Beschaffungssoftware?
smartTender richtet sich an Unternehmen, die ihren Einkauf aktiv steuern, ob Facheinzelhandel, Großhandel oder Filialisten. Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Komplexität der Beschaffungsprozesse. Besonders profitieren Unternehmen, auf die eines oder mehrere der folgenden Kriterien zutreffen:
- Ausschreibungsvolumen: Ab 5 bis 10 Ausschreibungen pro Woche mit drei oder mehr Lieferanten
- Saisonalität: Wer saisonale Ausschreibungen im Griff haben muss, braucht klare Fristen, einen Überblick über den aktuellen Stand und eine lückenlose Dokumentation über alle Runden.
- Komplexität: Ausschreibungen, bei denen Lieferanten umfangreiche Produktzertifikate, Qualitätsnachweise oder technische Spezifikationen mit Varianten einreichen müssen. Hier erzeugt der Austausch dieser Daten und der Vergleich den eigentlichen Aufwand.
- Lieferantenmanagement: Wer viele aktive Lieferanten hat, verliert ohne System schnell den Überblick – über Zertifikate, Kontakte, Konditionen und die Historie vergangener Ausschreibungen.
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Was sind typische Herausforderungen im Einkauf?
Die meisten Einkaufsteams kämpfen mit denselben Themen, unabhängig von Größe oder Sortiment:
- Excel und E-Mail als Einkaufssystem. Angebote, Zertifikate, Preishistorien verteilt über Posteingänge und Tabellenkalkulationen. Die Beschaffungssoftware smartTender bündelt alles an einem Ort – strukturiert, vergleichbar und jederzeit auffindbar.
- Deadlines, die niemand im Blick hat. Wer hat sich zurückgemeldet, welche Rückfragen sind offen, welche Frist läuft heute ab? Automatisierte Erinnerungen und ein zentraler Überblick sorgen dafür, dass keine Beschaffung ins Leere läuft.
- Wissen, das an Personen hängt. Wenn ein:e Kolleg:in krank ist oder das Unternehmen verlässt, fehlen Kontext, Konditionen und Kontakte. Mit smartTender bleibt das Wissen im System – kein Silo-Wissen mehr.
- Verhandlungen ohne Datenbasis. Angebotsvergleiche zwischen Lieferanten, Preisentwicklungen über mehrere Jahre, Angebotsentwicklungen aus verschiedenen Verhandlungsrunden und Preissimulationen – smartTender macht all das sichtbar.
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Warum prodot?
prodot hat über 25 Jahre Erfahrung im Handel. Unsere Expertise in der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen fundiert nicht auf Theorie, sondern auf Praxis. Bereits 2011 hat prodot eine vergleichbare Lösung bei ALDI SÜD umgesetzt. Seitdem sind in weiteren Projekten mit führenden Handelsunternehmen Konzeptionen entstanden, die direkt in smartTender eingeflossen sind.
prodot
Wer wir sind
Digital Passion. Driving Innovation. Wir begeistern Menschen mit passenden Lösungen für ihr Geschäft. Als Pionier und Wegbereiter in die digitale Zukunft setzen wir uns dafür ein, unsere Kunden noch erfolgreicher zu machen.
Leidenschaftlich, interdisziplinär und agil. Das sind unsere Zutaten für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Teams unserer Kunden. So integrieren wir gemeinsam Innovationen in die bestehende IT-Infrastruktur. Mit kurzem Time-to-Market, nahtlos und effizient helfen wir unseren Kunden dabei, ihre Geschäftsziele digitaler, sicherer und smarter zu erreichen.